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グループ展「交差する日常」展を開催しました【運用編】

こんにちは!8月ももう後半、日に日に日が短くなり、夕方がとても涼しくなってきました。
今年の夏はそこまで猛暑ではなかったような気がしているのですが、気のせいでしょうか?(毎日引きこもっているからかもしれません)

さてTwitterなどでは度々告知をしていたのですが、2019年8月20日〜25日に大学時代の友人たちと、大学卒業10周年記念グループ展を渋谷「ギャラリー・ルデコ」にて開催をいたしました。

展示会の運用・主催を主に友人と私の2名を中心に行ったのですが、こういった機会はなかなかないかなと思うので、思い出と振り返りとしてブログにまとめておこうと思います^^
今回の「運用編」と「展示会グラフィック編」、プラスして気が向いたら「作品作り・展示・グッズ制作編」を書きたいと思います!

上記以外に、予算管理・集金・展示道具の手配・メンバーへの個別対応などがあり、友人が対応してくれていました!感謝。

展示会コンセプト

この展示会の企画自体は約3年前程から持ち上がっていたと記憶しています💬
その頃は主催の友人と「やりたいよね〜」という程度だったのですが、2年前に大学のある静岡にて同窓会を行った際に、改めてみんなに告知、出展希望を募り現実味を帯びてきた、というスケジュール感で割とぬるぬるっと始動していました 笑

今回の展示会のタイトル兼コンセプトは「交差する日常」。
このタイトルは主催の友人がすでに確固として決めてくれていたものです。
卒業から10年、それぞれ日本全国バラバラの場所で過ごしてきた10年を持ち寄って、こんなことがあったよと作品で語るような今回の展示会にピッタリのコンセプトだと感じました^^

会場選定

会場決めはちょうど去年の夏にはじめました!
これまた主催の友人がすでに候補を3軒挙げてくれていました。
以下のような形でGoogleスプレッドシートに確認項目を作成し、2人でそれぞれ実際に足を運び確認をしました。

実際に中に入れたギャラリーと、当日は入れずとりあえず周囲の立地・雰囲気などの環境を確認するのみ(条件については後日ネットで検索)のギャラリーがありました。

そんなこんなで検討した結果、上記3軒には入っていなかったけど以前友人が同じくグループ展を行った事があった渋谷のギャラリー・ルデコさんが立地的にも、広さ、お客さんの層、環境的にも良さそうだということになり、決定をしました^^

連絡ツール

展示会出展者の人数が13名かつ、それぞれバラバラな場所(静岡よりもさらに西に在住の友人も多数!)で生活をしているため、連絡共有はしっかりやらないと抜け漏れがかなり起きてしまうだろうな…と結構入念に連絡ツール・手段を検討しました 笑

Google グループ


全体への共有事項、お知らせ事項の連絡には「Googleグループ」を使用しました。メーリングリスト(以下ML)というやつですね!
個人的には「Slack」を利用したかったのですが、自分のようなIT関連で仕事をしているメンバーは少なく、Slackを知らないメンバーに対しいきなり使ってもらうのは割とハードルが高く、直接使用方法のレクチャーもできないため、インストールはしてもらっても結局使わない(連絡事項が伝わらない)という恐れを懸念して従来のMLという方法を選択しました。
MLの良いところとしては、やはり使い慣れたメールを使用しての連絡になるのでメンバーの利用ハードルは低かった点かなと。あとはスレッドがあとでリストで見返すことができるというところでしょうか。難点としては以下を感じました。

  • MLで連絡した事項に対して、各メンバーが確認してくれたのかがわからない(各々からの返信が基本ないので、連絡が一方通行になり発信者はやや不安)。
    これは「Slack」であれば、確認したら絵文字リアクションをしてね、と伝えておくことで解消されるな〜と
  • 長文になりがち。
    トピックを細切れにしてもよいのですが、そうするとメール量が増え、1メールの重さが軽くなってしまい読まれないメールも出てきそうだなと思い、1メールの重さを重くする形式をとりました。
    どちらが良かったのかはわからないですが、割と重要だったことを見逃されてしまっていた部分もあったので、悩ましい。
  • 質問窓口が属人化してしまう。
    MLの内容をみて何か質問やわからないことがあった際に、ML発信者に質問や連絡事項が集中してしまうので、対応が大変だな〜と。
    これも「Slack」であれば、質問チャンネルを作り、わからないことは「@here」などで全員にメンションしてもらい、空いている人、分かる人が誰でも答えられるような仕組みがあるとよかったなーと。
    また個別にLINEなどでのやりとりもあったので、そこはクローズにせずもっとみんなでオープンにやり取りできるとよかったなと感じました!

GoogleDrive

必要な資料(スプレッドシート、pdfなど)などは、私の方でGoogleDriveを用意しそこに格納・作成をしてもらうようにしました!
共有したいpdf等がある場合にも、GoogleDriveにアップ、URLをMLで共有しました^^

Googleスプレッドシート

MLで収集した各メンバーの情報などはGoogleスプレッドシートに表にしてまとめ、共有をしました。

調整さん


在廊の予定を組むために、メンバーの予定を「調整さん」に各々記入をしてもらいました。

タスク管理


展示会運用のために必要なこと、タスクの洗い出し・管理は友人と2人で「Trello」を使用し管理をしました!
Trelloを使用したことがなかった友人ですが、快く使用をOKしてくれて、しかもバッチリ使いこなしてくれて本当にありがたかったです✨
使用方法は特に特別なことはしておらず、期限・担当・期限の設定をし、タスクで動きがあった場合にはお互いメンションをしコメントでやり取りをしました^^
次回もしまた展示会開催がある際には、このボードにあるタスクを見返せば、必要なことが丸わかりです!

また、当時は思いつかなかった(あまり普及していなかった?)のですが、「Notion」を使用してみてもよかったのかなーと。
私はまだ使用したことがないのですが、よき噂は耳にするのでまた別途使用してみたいと思います^^

物販


展示会では物販OKのギャラリーだったため、私は3種類グッズを販売しました!
グッズ制作の詳細については気が向いたらまた後日書きたいと思います^^
物販をしたメンバーは私含め3人でした。
会期中の物販については、は以下のような形で行いました。基本アナログです 笑

  • 売買方法:各物品に値段シール(剥がしやすいよう)を貼り、購入いただいたものはシールを剥がし、シール収集ボード(ダンボール)の各日にちのエリアに貼っていく。
  • 集計:スプレッドシートで作成をした物販集計シートに、その日の閉場時にそれぞれの売れた個数を追記していくことで合計売上額が算出されるようししました

お会計には本当は「Coiney」や「LINE Pay」などを導入し、キャッシュレスなお会計にも対応をしたかったのですが、諸々審査期間などが間に合いそうになく、今回は現金限りでのお支払いとなりました💦

その他

在廊マニュアル作成

会期中の在廊当番をそれぞれ交代制で行ったのですが、その際に在廊時の手順や注意事項などをまとめたマニュアルを制作し共有をしました。
これはpdfで予め共有をしたのに加え、プリントアウトし受付に設置、担当者が見られるようにしておきました。

キャプション制作

展示作品のタイトルや作者名を記載するあれです^^
ギリギリまで各人の作品数、作品名が判明していなかったので、思い切って作品名は手書きという方法を選択しました。
キャプションのテンプレート自体は展示会ロゴマークをバラしたパーツを配したデザインに。
展示会全体で統一感をだしました。

以上!

ざっとまとめてみただけでとても長くなってしまいました 笑
こういった準備に携わってみて、イベントごとの運用って改めて大変なものだと実感!
今後展示会などをお考えの方にとって、少しでも参考になる部分があったら嬉しいです^^
また、もっとこんなよい方法があるよ!などご存じの方がいらっしゃいましたら、ぜひ教えていただけましたらありがたいです✨
次回は「グラフィック編」として、展示会シンボルマークの制作過程、DMなどグラフィック制作についてのことを書けたらと思っています^^

ここまで読んでいただいた方いらっしゃいましたら、本当にありがとうございました!

そして何より、展示会に起こしいただいた方々にはもちろんのこと、忙しい中展示会に素晴らしい作品をもってきてくれたメンバーに感謝!

 

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